La Gerencia de Administración y Finanzas es el órgano de apoyo encargado de proporcionar el apoyo administrativo y financiero requerido en la Institución, a través de los sistemas de recursos humanos, abastecimiento, tesorería y contabilidad, de conformidad con la política municipal y la normatividad vigente.
La Gerencia de Administración y Finanzas está a cargo de un funcionario con categoría de Gerente quien depende funcional y jerárquicamente de la Gerencia Municipal.
FUNCIONES:
- Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades y procesos técnicos de Personal, Logística, Patrimonio y Servicios Generales, Tesorería y Contabilidad. Asimismo, ser primera instancia administrativa en cualquier reclamo de naturaleza laboral o previsional.
- Proponer las políticas y estrategias vinculadas con los recursos humanos, logísticos, prestación de servicios generales, la gestión de adquisiciones y contrataciones, contables y financieros.
- Supervisar el cumplimiento de la normatividad aplicable a cada sistema administrativo.
- Supervisar el cumplimiento de la normatividad en materia de austeridad y racionalidad en el gasto.
- Planificar, coordinar y ejecutar los programas de capacitación, así como evaluar su impacto en los procesos y áreas respectivas.
- Sustentar los costos de los bienes y servicios para la elaboración del Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA).
- Emitir informe de conformidad respecto a los proyectos el Cuadro de Asignación de Personal (CAP) y el Presupuesto Analítico de Personal (PAP) de la Municipalidad.
- Aprobar el Plan de Desarrollo de Capacidades del Personal y el Plan de Prácticas Pre-Profesionales de la Municipalidad y supervisar el cumplimiento de éstos.
- Proponer a la Gerencia Municipal, el Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Contrataciones de Servicios y supervisar el cumplimiento de éste.
- Planificar y supervisar la ejecución de los procesos técnicos de registro, control y saneamiento de los bienes patrimoniales, así como de los inmuebles y terrenos de la municipalidad.
- Planificar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos, maquinarias y mantenimiento general de las instalaciones de la Municipalidad, y el abastecimiento de combustibles.
- Suscribir los contratos con terceros, supervisar y controlar su cumplimiento; sin perjuicio de la supervisión y control de los órganos usuarios; de acuerdo a los montos, condiciones y especificaciones autorizadas.
- Gestionar la titulación y saneamiento físico legal de bienes inmuebles y el saneamiento físico legal de los vehículos de la municipalidad.
- Administrar la asignación de servicios públicos tales como: energía eléctrica, agua, telefonía no digital y sistemas de comunicaciones no digitales.
- Planificar y supervisar los servicios de mantenimiento de la flota vehicular y maquinaria de la Municipalidad, a fin de asegurar la operatividad de éstos.
- Planificar, organizar y optimizar la administración financiera de la Municipalidad y proporcionar la información contable adecuada y oportuna para facilitar la toma de decisiones.
- Evaluar la gestión económica y financiera de la Municipalidad, así como los estudios económicos relativos a la gestión recaudatoria, al costeo de operaciones, a la administración de los recursos financieros y el seguimiento de la coyuntura económica.
- Proponer normas de carácter financiero que regulen el desenvolvimiento operativo de sus unidades orgánicas.
- Analizar y evaluar los estados y costos financieros.
- Disponer la apertura del fondo para pagos en efectivo, fondo fijo para caja chica y fondo por encargo.
- Aprobar las directivas para inventario de activos fijos.
- Autorizar y disponer el pago de devengados, así como aprobar la ejecución de prestaciones adicionales.
- Disponer el pago de los beneficios sociales de los trabajadores, subsidios u otros de similar naturaleza. Asimismo, aprobar el rol de vacaciones, la rotación de personal, otorgar licencias y permisos a los funcionarios.
- Suscribir contratos del personal bajo el régimen de la Contratación Administrativa de servicios.
- Cumplir con las demás funciones afines que le asigne la superioridad en materia de su competencia, y con las señaladas en la Séptima Disposición Complementaria Final del presente Reglamento.
La Gerencia de Administración y Finanzas para el cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades orgánicas:
- Subgerencia de Contabilidad
- Subgerencia de Tesorería
- Subgerencia de Recursos Humanos
- Subgerencia de Logística y Patrimonio
SUBGERENCIA DE CONTABILIDAD
La Subgerencia de Contabilidad es la unidad orgánica responsable de programar, conducir, controlar y coordinar con la Gerencia de Administración y Finanzas los procesos del sistema de contabilidad de la institución de conformidad con la política municipal y la normatividad vigente.
La Subgerencia de Contabilidad está a cargo de un funcionario de confianza con nivel de Subgerente, depende funcional y jerárquicamente de la Gerencia de Administración y Finanzas.
FUNCIONES:
- Programar, ejecutar, controlar y coordinar las actividades del sistema de contabilidad gubernamental integrada;
- Efectuar en forma permanente el control previo de todas las operaciones financieras del municipio y de la ejecución presupuestal emitiendo los reportes correspondientes.
- Mantener actualizado la contabilidad y elaborar los estados financieros y presupuestarios, y la rendición de cuentas, custodiando la respectiva documentación fuente.
- Participar con la Gerencia de Rentas y Desarrollo Económico y, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto en la determinación de los costos por los servicios municipales.
- Elaborar y presentar periódicamente a la Gerencia de Administración y Finanzas la Información Financiera, de Ejecución Presupuestaria, Complementaria y Presupuestaria y demás que así lo establecen las normas y disposiciones técnicas y legales vigentes al respecto.
- Mantener actualizados los libros contables principales y auxiliares contables.
- Efectuar las conciliaciones bancarias mensuales de todas las cuentas en bancos del municipio.
- Supervisar, coordinar y efectuar el control del pago de oportuno los tributos y/o retenciones que se efectúan por impuestos, aportes, contribuciones, tasas y retenciones judiciales y/o legales. Asimismo, efectuar el control previo de todas las operaciones cuantificables que realiza la municipalidad.
- Participar en la formulación del presupuesto anual.
- Supervisar y controlar que se realice el registro contable de la ejecución presupuestal de la Municipalidad, cautelando la correcta aplicación legal y presupuestaria del egreso, ajustándose a la programación de pago establecida y a los montos presupuestados.
- Efectuar las coordinaciones con los auditores externos, por la emisión del dictamen de los Estados Financieros Anuales.
- Coordinar con la Gerencia de Rentas y Desarrollo Económico la verificación de valores en forma periódica que obran en la subgerencia de Ejecutoria Coactiva para el sustento de cuentas por cobrar.
- Coordinar con la Subgerencia de Logística y Patrimonio la toma de Inventario Anual, conciliación de activos y el saneamiento de los mismos.
- Coordinar y conciliar información con la Gerencia de Desarrollo Urbano y del Ambiente sobre el avance de obras y la aplicación correcta de los cálculos y reajuste, así como el acta de recepción.
- Efectuar arqueos programados y sorpresivos de las cajas chicas y periféricas.
- Coordinar, elaborar y remitir mensualmente el consolidado de los ingresos y egresos financieros a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto con Vº Bº de la Gerencia de Administración y Finanzas.
- Registrar en el SIAF-GL el gasto devengado, sobre la base del documento que corresponda.
- Ejecutar las conciliaciones del Marco Legal en coordinación con la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y la Contaduría Pública de la Nación.
- Cumplir con las demás funciones afines que le asigne la superioridad en materia de su competencia, y con las señaladas en la Séptima Disposición Complementaria Final del presente Reglamento.
SUBGERENCIA DE TESORERÍA
La Subgerencia de Tesorería es la unidad orgánica responsable de la ejecución de pagos, así como la custodia y depósito de los ingresos, los que conforman el flujo de fondos de la institución, en concordancia con las normas del Sistema Nacional de Tesorería y otras disposiciones legales pertinentes.
La Subgerencia de Tesorería está a cargo de un funcionario de confianza con nivel de Subgerente, quien depende funcional y jerárquicamente del Gerente de Administración y Finanzas.
FUNCIONES:
- Programar, ejecutar y controlar las acciones propias del Sistema de Tesorería.
- Cautelar la adecuada captación, custodia y depósito de los ingresos, en forma inmediata e intacta, así como los títulos y valores recepcionados en la Subgerencia.
- Velar por el cumplimiento y aplicación de las normas y disposiciones legales que regulan el Sistema de Tesorería.
- Coordinar y ejecutar la programación de Caja en concordancia a la captación de ingresos y el calendario de compromisos de gastos.
- Coordinar, informar y remitir periódicamente según lo que corresponda, el consolidado de la información financiera relativa a la ejecución de ingresos a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto.
- Desarrollar periódicamente la conciliación con Gerencia de Planeamiento y Presupuesto.
- Recaudar y controlar los ingresos de fondos de la Municipalidad de acuerdo a las fuentes de financiamiento que determinan las leyes y el Presupuesto Municipal, llevando el registro cronológico por cada rubro.
- Efectuar oportunamente los depósitos de los fondos recaudados; en las cuentas bancarias de la Municipalidad llevando el registro de los depósitos.
- Emitir los comprobantes de pago y giro de cheques para efectuar la cancelación de los compromisos y obligaciones contraídas.
- Efectivizar el pago total o parcial a proveedores por bienes y servicios prestados, así como el pago de planillas de sueldos y salarios, mediante registró en el SIAF-GL conforme a los procedimientos de pagaduría establecidos en la directiva de tesorería.
- Realizar el pago de las planillas de remuneraciones, pensiones y dietas.
- Administrar las conciliaciones de las Cuentas Bancarias y coordinar con los Bancos e instituciones financieras la emisión de los instrumentos financieros que le permita a la municipalidad contar con la liquidez necesaria y oportuna para solventar sus operaciones y diarias y girando los cheques debidamente sustentados y autorizados, cuidando de revisar en los estados de cuenta mensuales todos los cargos realizados por los Bancos en cada cuenta.
- Elaborar las proyecciones de Flujo de Caja de Efectivo con la información proveniente del Plan de Adquisiciones y del Presupuesto aprobado en estrecha coordinación con las áreas competentes.
- Llevar el control, registro y custodia de las Cartas Fianzas, garantías, pólizas de seguros y otros valores y custodiar, supervisar y controlar la venta de especies valoradas.
- Supervisar el fondo para pagos en efectivo asignados para la atención de gastos urgentes en bienes y servicios, proporcionando información actualizada y oportuna a las Unidades orgánicas que la requieran.
- Autorizar y controlar la apertura de cuentas bancarias a nivel de gastos corrientes y gastos de inversión, en concordancia con la política establecida por la Gerencia de Finanzas.
- Poner a disposición del Comité de Colocaciones los fondos disponibles a ser ofertados en el Sistema Financiero, a fin de optimizar y controlar el rendimiento de los recursos.
- Procesar el parte diario de Fondos y mantener la información documentaría que sustente los ingresos y egresos clasificados.
- Cumplir con las demás funciones afines que le asigne la superioridad en materia de su competencia, y con las señaladas en la Séptima Disposición Complementaria Final del presente Reglamento.
SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
La Subgerencia de Recursos Humanos es la Unidad Orgánica responsable de ejecutar los procesos técnicos de elección, contratación, evaluación, promoción del personal, control de asistencia, remuneraciones, pensiones, relaciones laborales y bienestar del personal, así como todo lo relacionado al Sistema Nacional de Personal a cargo de la Autoridad Nacional del Servicio Civil – SERVIR.
La Subgerencia de Recursos Humanos está a cargo de un funcionario de confianza con nivel de Subgerente, depende funcional y jerárquicamente de la Gerencia de Administración y Finanzas.
FUNCIONES:
- Ejecutar los procesos técnicos de reclutamiento, selección, contratación, inducción y estímulos.
- Proponer y ejecutar el Plan de Desarrollo de Personal.
- Ejecutar los procesos de registro de personal, control de asistencia y control de permanencia del personal. Asimismo, coordinar con los respectivos jefes directos de cada área el control de la permanencia del personal conforme al Reglamento.
- Administrar y custodiar los legajos de personal y mantenerlos actualizados.
- Registrar la rotación de personal, el ausentismo laboral y los accidentes laborales.
- Producir la información estadística relacionada con los procesos técnicos de personal.
- Ejecutar el proceso de emisión de planillas electrónicas.
- Proponer y administrar los programas de bienestar del personal, coadyuvando a la integración del personal y sus familiares con la institución, mediante la participación en eventos sociales, culturales, deportivos y recreativos en general. (Ejecutar los programas de bienestar social del personal.)
- Ejecutar el programa de seguridad e higiene ocupacional.
- Ejecutar el Plan de prácticas pre profesionales.
- Expedir certificados y constancias de trabajo.
- Formular el proyecto de Cuadro de Asignación de Personal (CAP) y el Presupuesto Analítico de Personal (PAP) en coordinación con la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, de acuerdo a la normatividad vigente.
- Formular y/o proponer la actualización del Reglamento Interno de Trabajo (RIT).
- Presentar a la Contraloría General de la República y publicar la declaración jurada de bienes, ingresos y rentas de los funcionarios y otros.
- Proponer lineamientos, estrategias y alternativas para la previsión y solución de conflictos laborales y proponer normas para reglamentar las negociaciones bilaterales.
- Elaborar, proponer, ejecutar y evaluar las normas de reglamentación institucional respecto al régimen laboral, ingreso, condiciones de trabajo y estímulo para los trabajadores de la institución.
- Organizar, ejecutar y gestionar eventos de capacitación.
- Proponer y ejecutar el control y la evaluación del rendimiento laboral, a fin de determinar las necesidades de adiestramiento que requiere el personal para su desarrollo, promoción interna ó ascenso. Conducir el proceso de evaluación de desempeño laboral.
- Emitir obligatoriamente opinión técnica en expedientes sobre derechos y beneficios de trabajadores y pensionistas.
- Realizar el compromiso presupuestario de gastos en materia remuneraciones del personal, beneficios sociales, aguinaldos, bonificaciones, dietas y otros de similar naturaleza, registrándose en el SIAF-GL.
- Informar bajo responsabilidad sobre las normas y disposiciones que dicta la Autoridad Nacional del Servicio Civil – SERVIR.
- Cumplir con las demás funciones afines que le asigne la superioridad en materia de su competencia, y con las señaladas en la Séptima Disposición Complementaria Final del presente Reglamento.
SUBGERENCIA DE LOGÍSTICA Y PATRIMONIO
La Subgerencia de Logística y Patrimonio es la Unidad Orgánica responsable de administrar el sistema de abastecimiento de bienes y servicios, realizar el control patrimonial y administrar los servicios generales de la Municipalidad bajo los criterios de eficiencia y eficacia.
La Subgerencia de Logística y Patrimonio está a cargo de un funcionario de confianza con nivel de Subgerente, depende funcional y jerárquicamente de la Gerencia de Administración y Finanzas.
FUNCIONES:
- Programar, dirigir, ejecutar y controlar el sistema de abastecimiento, conforme a las políticas de la Municipalidad, normas presupuestales, técnicas de control sobre adquisiciones y otras normas pertinentes.
- Realizar el compromiso presupuestario de gastos en materia de bienes y servicios en el SIAF-GL.
- Formular, ejecutar y controlar el Plan Anual de Contrataciones (PAC) de la Municipalidad Distrital de Pueblo Libre.
- Programar el almacenamiento y garantizar el abastecimiento oportuno de los bienes, materiales e insumos que requieran las distintas unidades orgánicas de la Municipalidad.
- Proponer y participar en la conformación de los Comités Especiales para las licitaciones, concursos públicos y adjudicaciones directas.
- Administrar el registro de proveedores y el catálogo de bienes y servicios.
- Administrar y custodiar los expedientes de los procesos de contratación / selección, elaborar los contratos y efectuar las liquidaciones correspondientes, asimismo tener a su cargo todos aquellos procesos administrativos derivados de las contrataciones o adquisiciones que se efectúen, todo ello dentro del marco de la Ley de Contrataciones del Estado.
- Planificar, organizar, ejecutar y controlar la prestación de los servicios de seguros.
- Controlar los bienes almacenados y efectuar acciones de seguimiento y control de inventarios.
- Despachar los bienes, de acuerdo a los pedidos de las unidades orgánicas y en función a las existencias (Stock) de almacén.
- Aplicar la normatividad en materia de contrataciones y adquisiciones y otras sobre el proceso de almacenamiento, custodia y asignación de bienes.
- Coordinar con la Gerencia de Administración y Finanzas o sus respectivas unidades integrantes, la valorización y conciliación del inventario de bienes de almacén.
- Programar, ejecutar y controlar los procesos técnicos para la toma de inventarios de los bienes patrimoniales de la Municipalidad.
- Programar, ejecutar y controlar el registro de bienes de activo fijo y bienes no depreciables de la Municipalidad.
- Programar, ejecutar y controlar los procesos técnicos de codificación y asignación de los bienes patrimoniales.
- Informar a la Gerencia de Administración y Finanzas la situación de los bienes patrimoniales de la Municipalidad, para su valorización, depreciación, reevaluación, bajas y excedentes de los mismos.
- Administrar el registro de bienes inmuebles y terrenos, así como el servicio de mantenimiento y recuperación de los mismos.
- Programar, controlar y mantener actualizada la información referente a los servicios de agua, energía eléctrica, telefonía fija, telefonía radio / móvil y/o radio comunicación de la Municipalidad.
- Programar y controlar los trabajos de mantenimiento, conservación y limpieza de los locales municipales.
- Coordinar con la Gerencia de Administración y Finanzas con la finalidad de tramitar la titulación y el saneamiento físico legal de vehículos e inmuebles de la Municipalidad.
- Programar, ejecutar y controlar el mantenimiento preventivo de los bienes muebles, inmuebles y equipos en general (no informático) de la Municipalidad.
- Supervisar y controlar el cumplimiento de los plazos y la calidad en la ejecución de los trabajos de mantenimiento en los locales municipales, ejecutados por terceros.
- Administrar el servicio de manteniendo del parque automotor y maquinarias de la Municipalidad.
- Supervisar los trabajos de reparación de la flota vehicular y maquinaria efectuados por terceros.
- Administrar el abastecimiento de combustibles y lubricantes a los vehículos, maquinaria y equipos de la Municipalidad.
- Cumplir con las demás funciones afines que le asigne la superioridad en materia de su competencia, y con las señaladas en la Séptima Disposición Complementaria Final del presente Reglamento.
